Какую документацию нужно прошивать Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать. Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы.
Что значит сшить документ?
Как правильно сшивать документы — Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком. Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.
Нужно ли прошивать один лист?
Согласно разъяснениям налоговой службы, нет законодательных требований для обязательной прошивки документов, Но налоговая инспекция — это не швейная фабрика. И на практике часть документов, состоящих более чем из 1 листа, прошивается, а другую часть, наоборот, прошивать не нужно.
- Разберемся.
- Заявление о регистрации юрлица (форма № Р11001) не прошивается.
- Его нужно только распечать.
- Это правило одинаковое и для случая, когда заявление нужно заверить у нотариуса (тогда помощники нотариуса будут сшивать), и для случая, когда подпись на заявлении будет поставлена в присутствии работника налоговой.
Чтобы листы заявления не потерялись, можно скрепить скрепкой или сложить в мультифору, но не скреплять степлером. Устав ООО, Решение/Протокол о создании ООО, договор об учреждении ООО прошивать нужно, если документ состоит более чем из 1 листа. На месте узелка нити, оставшегося после прошивки документа, наклеивается наклейка «Прошито/пронумеровано», указывается количество прошитых страниц/листов, ставится должность/ФИО/подпись лица, скрепившего документ и дата прошивки.
Что такое подшивка документов?
Подшивка или архивация документации – это оформление её в специальную папку с подписями на корешке и сдача на хранение.
Как правильно прошить документы?
Как правильно прошить и опечатать документ
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Когда нужно подшивать документы в дело?
Таким образом, исходя из требований Правил, приказы по основной деятельности, имеющие срок хранения постоянно, должны быть подготовлены к сдаче в архив (оформлена обложка, прошиты, пронумерованы, описаны и др.) в срок не ранее 1 года и не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве.
Как правильно сшивать копии документов?
Сшивание документов делайте прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите их узлом. Наклейте на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления бумажную наклейку в форме прямоугольника. Ее размеры: 40–60 мм х 40–50 мм.
Сколько страниц можно сшивать в архив?
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно. Но что если дело в электронном виде? Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде. Она задумалась: « На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов.
- Делается это для проверки комплектности.
- Но как быть с документами в электронном виде? ».
- И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении? Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел? Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них? В общем, вопросов очень много.
К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены Приказом №71 Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года, Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе.
В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения». Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела.
- Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в долговременный архив,
- Подробная информация по теме – в статье ECM-Journal,
- Интересный факт Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел.
- Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность.
В Правилах делопроизводства 2019 года используется новый термин – « электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе». Так что давайте привыкать к ЭРК, время этого требует.
Нужно ли сшивать документы для налоговой?
Все листы должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления нужно наклеить бумажную наклейку и проставить на ней заверительную надпись.
Как правильно сшивать дела?
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.3.6.2.
- В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.3.6.3.
- Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
- Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.
При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.3.6.8.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.3.6.9.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.3.6.11.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.
Как сшить документы для сдачи в архив?
Переплет документов — Листы, сложенные в нужном порядке, зажимаем струбциной или просто придавливаем и прокалываем шилом. Для облегчения выполнения этой операции можно приобрести специализированное устройство для прошивки документов. Строго по вертикали на расстоянии не меньше 3 см друг от друга проделываем 3 отверстия.
- Специальную иглу со вставленной в нее суровой ниткой (это также может быть шпагат или лента) продеваем, начиная с обратной стороны документа, через средний прокол, оставляя свободным небольшой кусочек нити.
- Далее иглу с лицевой стороны документа вводим в верхнее отверстие и направляем в нижнее с обратной стороны документа.
Когда игла выходит на титульную сторону, вводим ее в среднее отверстие. Оба конца нити на тыльной стороне необходимо завязать в крепкий узел вплотную к последнему листу подшивки.
Как правильно сшивать папки?
Начинайте сшивать папку с помощью специального банковского шпагата или прочных капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для надежной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте крепкий узел.
Можно ли прошивать документы степлером?
В 2020 году, документы для подачи в ФНС при регистрации ООО/ИП или внесении изменений прошивать не обязательно. Но скрепить многостраничные документы всё-таки стоит, чтобы они не потерялись или не перепутались в процессе подачи и рассмотрения их в налоговой. за 15 минут
Как правильно сшить и заверить документы?
Пронумеруйте все листы документа. Сшивание документов делайте прочной нитью на 2–4 прокола. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите их узлом. Наклейте на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления бумажную наклейку в форме прямоугольника.
Как правильно сшить документы на уголок?
Как прошивать документы на уголок Сложите листы стопкой, загните левый угол на обратную сторону. Проделайте с помощью иглы в отогнутом уголке бумаги два отверстия и прошейте документ способом в две дырки. Не забудьте зафиксировать концы нити бумажной пломбой.
Как правильно прошить журнал?
Выбираем способ прошивания журнала — Прошивать документацию можно несколькими способами – выбор зависит от установленных норм на предприятии и тех приспособлений, которые есть в наличии.
- Игла и нитки – это классический вариант, самый доступный и простой. Он подходит для сшивания небольшого количества документов. Необходимо сделать три прокола иглой на расстоянии 3 см друг от друга и таким образом прошить несколько раз все листы. Затем концы нитки завязываются на узел и заклеиваются заверительным листком 4х6 см. После ставится подпись и печать таким образом, чтобы часть была на документе, а часть на наклейке.
- Шуруповерт и плотная веревка. Этот вариант больше подойдет для толстых журналов и большого объема бумаг. С помощью шуруповерта сверлятся отверстия, в которые продевается веревка и прошивает все листы. После завязывания концов наклеивается заверительный листок, как в примере, описанном выше.
- Дырокол. Этот способ более удобный, однако он редко подходит для сшивания журналов, так как запрещается многими контролирующими органами.
- Переплетный станок. Способ архивного переплета или брошюровки доступен только в профессиональных типографиях. Он гарантирует качественную и долговечную прошивку журналов любого объема.
Ознакомиться с ценами на распечатку журналов на глянцевой и матовой бумаге вы можете здесь,